第十二章 應(yīng)付賬款管理制度

第一節(jié) 應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)概述

應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)主要實現(xiàn)企業(yè)與供應(yīng)商之間業(yè)務(wù)往來的核算和管理。以采購發(fā)票等應(yīng)付款原件為基礎(chǔ)，記錄采購業(yè)務(wù)和其他業(yè)務(wù)形成的應(yīng)付賬款，辦理應(yīng)付賬款的支付和沖銷等；提供票據(jù)處理功能，實現(xiàn)應(yīng)付票據(jù)的管理。

1、應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的關(guān)系見教材第277頁。

其次，應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理流程見教材第278頁。

應(yīng)付賬款數(shù)據(jù)流是指原始會計憑證在采購管理系統(tǒng)、總賬和其他系統(tǒng)之間的傳遞。其中，采購發(fā)票、運費單等錄入采購管理系統(tǒng)，相關(guān)賬簿存入總賬系統(tǒng)。

3、應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)的操作流程見教材第278頁。

四。應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)應(yīng)用方案

根據(jù)供應(yīng)商往來賬目核算和管理的不同要求，系統(tǒng)提供“明細(xì)核算”和“簡單核算”兩種方式。不同的應(yīng)用解決方案具有不同的系統(tǒng)功能、產(chǎn)品界面和操作流程。選擇哪種方案可以通過應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)中的“應(yīng)付賬款核算模型”進(jìn)行設(shè)置。

1. 明細(xì)會計

如果采購業(yè)務(wù)中應(yīng)付賬款的核算和管理比較復(fù)雜，可以在跟蹤各個應(yīng)付賬款到產(chǎn)品級別時選擇該功能。系統(tǒng)的功能主要包括：根據(jù)輸入的單據(jù)記錄應(yīng)付賬款的形成；包括因商品交易和非商品交易而產(chǎn)生的所有應(yīng)付款項；處理應(yīng)付賬款的支付和轉(zhuǎn)賬；記錄和管理應(yīng)付賬款；應(yīng)付項目的處理過程產(chǎn)生憑證并傳送到總賬系統(tǒng)；處理外匯業(yè)務(wù)及匯兌損益；提供各種查詢和分析。

2. 簡單會計

如果采購業(yè)務(wù)和應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)非常復(fù)雜，或者現(xiàn)金采購業(yè)務(wù)較多，可以選擇此計劃。該計劃側(cè)重于供應(yīng)商交易的處理查詢和分析。簡單會計主要是總賬系統(tǒng)中的應(yīng)付賬款，主要與總賬有接口。

第二節(jié) 應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)初始化

系統(tǒng)初始化是指人工記賬與計算機(jī)記賬系統(tǒng)之間的切換過程。應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)啟動后，在開展正常的應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)前，根據(jù)會計核算和實際業(yè)務(wù)情況進(jìn)行相關(guān)設(shè)置。主要內(nèi)容包括：期權(quán)設(shè)置、初始設(shè)置、基本文件、文件設(shè)計、期初余額。

1.系統(tǒng)激活

1.激活和注冊

2、期初數(shù)據(jù)準(zhǔn)備情況

為了便于應(yīng)收系統(tǒng)的初始化，需要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)和資料包括設(shè)置供應(yīng)商的分類，設(shè)置庫存的分類方法，準(zhǔn)備所有與本單位有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商的詳細(xì)信息以及采購存貨的詳細(xì)信息，準(zhǔn)備其他相關(guān)信息（如會計科目、企業(yè)結(jié)算方式、部門檔案、人員檔案），并整理系統(tǒng)激活前所有供應(yīng)商的應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、應(yīng)付票據(jù)等數(shù)據(jù).

2.設(shè)置空調(diào)設(shè)置參數(shù)

在“設(shè)置”中選擇“選項”，打開“賬套參數(shù)設(shè)置”對話框，其中包括三個選項卡：常規(guī)、憑證、權(quán)限和警報。

它包括三個面對面的標(biāo)簽：General、Credentials、Permissions 和 Alerts。

1.“常規(guī)”選項卡選項設(shè)置

“通用”選項卡主要內(nèi)容包括應(yīng)付賬款核銷方法、單據(jù)審核日期依據(jù)、匯兌損益法、應(yīng)付賬款會計模型、是否自動計算現(xiàn)金折扣、是否遠(yuǎn)程申請、是否登記支票。

2.“優(yōu)惠券”選項卡的選項設(shè)置

主要包括控制科目控制方法、非控制科目控制方法、控制科目基礎(chǔ)、采購科目基礎(chǔ)、是否在月結(jié)完成前準(zhǔn)備好所有單據(jù)、是否合并反方向分類、是否生成憑證核銷時，是否生成預(yù)付款沖銷憑證，是否生成紅票套期憑證。

3.“權(quán)限和警報”選項卡選項設(shè)置

主要包括是否開啟供應(yīng)商權(quán)限、是否開啟部門權(quán)限、是否根據(jù)單據(jù)自動報警、是否根據(jù)信用額度自動報警.

三、初始設(shè)定

1.設(shè)置賬號

本內(nèi)容主要包括基本科目設(shè)置、控制科目設(shè)置、采購科目設(shè)置、結(jié)算方式科目設(shè)置。

2.其他設(shè)置

時效間隔設(shè)置、報警等級設(shè)置、單據(jù)類型設(shè)置同上。單據(jù)類型主要有兩種：發(fā)票和應(yīng)付賬款。

4. 文件設(shè)計

通過“設(shè)置”中的“文檔設(shè)計”功能，可以設(shè)計出符合自己需求的文檔格式。

5.單據(jù)編號設(shè)置

此編號規(guī)則與基本設(shè)置中的編號規(guī)則相同。

6. 期初余額的錄入

1. 期初采購發(fā)票、期初應(yīng)付單據(jù)、期初預(yù)付款錄入

2. 開戶對賬

輸入應(yīng)付賬款的所有期初余額后，應(yīng)使用對賬功能在應(yīng)付賬款系統(tǒng)和總賬系統(tǒng)之間對賬期初余額。在期初余額表主界面點擊“對賬”按鈕。

第三節(jié) 日常業(yè)務(wù)處理

日常業(yè)務(wù)主要完成公司日常應(yīng)付賬款錄入、支付業(yè)務(wù)錄入、支付業(yè)務(wù)核銷、應(yīng)付賬款合并、匯總損益計算，通過及時記錄應(yīng)付業(yè)務(wù)、支付業(yè)務(wù)以查詢分析當(dāng)期業(yè)務(wù)，提供完整準(zhǔn)確的信息，加強對流動資金的監(jiān)督管理，提高工作效率。

一、應(yīng)付單處理

采購發(fā)票和應(yīng)付單是應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)中日常核算的原始憑證。如果應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)與采購管理系統(tǒng)集成，采購發(fā)票錄入采購管理系統(tǒng)，可在應(yīng)付賬款系統(tǒng)中對這些單據(jù)進(jìn)行審核、核對、核銷、準(zhǔn)備單據(jù)等操作.此時應(yīng)付系統(tǒng)只需要錄入應(yīng)付單。如果不使用采購系統(tǒng)，

所有發(fā)票和應(yīng)付單據(jù)都需要錄入應(yīng)付系統(tǒng)。

A/P 單據(jù)被錄入、修改、刪除和審核。其中：系統(tǒng)在“應(yīng)付單據(jù)審批”中提供人工審批和自動審批功能。

二、付款單據(jù)處理

支付單處理主要針對結(jié)算單（在應(yīng)付系統(tǒng)中，結(jié)算單包括支付單和托收單，即紅字支付單）。管理，包括付款單和收款單的錄入和審核，以及單次結(jié)算單的核銷。應(yīng)付系統(tǒng)的付款單用于記錄企業(yè)向供應(yīng)商支付的款項。付款的性質(zhì)包括應(yīng)付、預(yù)付款和其他費用。其中，應(yīng)付款和預(yù)付款性質(zhì)的付款憑證將與發(fā)票和應(yīng)付憑證核對，其他費用的支付直接計入費用，不能沖銷應(yīng)付賬款。應(yīng)付系統(tǒng)入庫單用于記錄發(fā)生采購?fù)素洉r供應(yīng)商向企業(yè)支付的退貨款。托收單可以與應(yīng)付和預(yù)付付款單、紅字應(yīng)付票據(jù)和紅字發(fā)票核銷。

1、付款單錄入：付款單錄入、修改、審核、文件準(zhǔn)備等處理，具體操作同付款單錄入。

2.代付款處理：應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)有兩種處理方式：一種是單獨記錄代付款

一張付款單，付款單位直接記為其他供應(yīng)商；其次，支付對象仍然記錄為實際收到支付的單位，但支付服務(wù)是通過在表體中輸入支付供應(yīng)商的功能來處理的。

3、輸入收據(jù)：其實就是退貨時的退款。托收單可以與應(yīng)付和預(yù)付付款單、紅字應(yīng)付票據(jù)和紅字發(fā)票核銷。使用繳費單錄入界面的“切換”，可以在繳費單和托收單之間進(jìn)行切換。

4、核銷處理”可以在單據(jù)錄入后直接核銷，也可以在“核銷處理”中核銷。

三、核銷處理

單據(jù)核銷的功能是處理付款核銷應(yīng)付賬款，建立應(yīng)付賬款核銷記錄，監(jiān)督應(yīng)付賬款的及時支付，加強經(jīng)常項目管理。

一、核銷方式

系統(tǒng)提供單一核銷、自動核銷和手動核銷三種核銷方式。

2. 核銷規(guī)則

A/P單據(jù)和付款單據(jù)核銷時，有幾種情況，每種情況又分為同幣核銷和異幣核銷。

1) 付款單和原始文件完全注銷

2) 核銷時使用預(yù)付款

3) 付款單的金額小于原始單據(jù)的金額，單據(jù)僅獲得部分核銷

4) 如果預(yù)付款大于實際結(jié)算金額，余額將退還。

4.選擇付款

主要提供多供應(yīng)商、多筆支付的集中支付業(yè)務(wù)處理，簡化日常支付操作。

五、匯票出口

主要完成付款單據(jù)和網(wǎng)上銀行的出口處理。通過“日常處理”中的“付款導(dǎo)出”實現(xiàn)導(dǎo)出功能

六。賬單管理

主要針對商業(yè)承兌匯票和銀行承兌匯票的日常業(yè)務(wù)處理，所有與票據(jù)開具結(jié)算、轉(zhuǎn)出、計息等日常票據(jù)處理相關(guān)的票據(jù)管理都應(yīng)在票據(jù)管理中進(jìn)行。

七。轉(zhuǎn)移處理

1. A/P 抵銷

應(yīng)付賬款通過應(yīng)付賬款抵銷和應(yīng)付賬款在供應(yīng)商之間轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出，實現(xiàn)應(yīng)付業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)付業(yè)務(wù)在不同供應(yīng)商之間的錯賬或合并賬目。

2. 預(yù)付款沖銷

通過預(yù)付款沖銷，處理供應(yīng)商預(yù)付款紅字預(yù)付款與供應(yīng)商應(yīng)付紅字之間的轉(zhuǎn)銷核銷業(yè)務(wù)。

3. 應(yīng)付帳款抵銷應(yīng)收帳款

系統(tǒng)通過應(yīng)付賬款沖銷應(yīng)收功能在供應(yīng)商和客戶之間轉(zhuǎn)移應(yīng)付業(yè)務(wù)，實現(xiàn)應(yīng)付業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)收債權(quán)與應(yīng)付債務(wù)的沖銷。

4. 紅色發(fā)票套期保值

Red Invoice Hedging可以實現(xiàn)供應(yīng)商的紅函應(yīng)付單與其藍(lán)函應(yīng)收付款單的沖銷操作。系統(tǒng)提供兩種處理方式：自動沖銷和手動沖銷。具體操作通過菜單實現(xiàn)。

八。文件準(zhǔn)備處理

單據(jù)準(zhǔn)備是生成憑證并將憑證轉(zhuǎn)移到總賬進(jìn)行會計處理。應(yīng)付賬款系統(tǒng)在各業(yè)務(wù)處理過程中提供實時單據(jù)準(zhǔn)備功能。 ，系統(tǒng)提供統(tǒng)一的單據(jù)編制平臺，可快速批量生成憑證，并按規(guī)則合并編制單據(jù)。

第四節(jié) 對賬單查詢及期末處理

一、文件查詢

應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)提供發(fā)票、應(yīng)付賬款、結(jié)算單據(jù)、憑證等查詢，在查詢清單中，系統(tǒng)提供自定義顯示欄目、排序等功能。查詢單據(jù)時，如果開啟供應(yīng)商和部門數(shù)據(jù)權(quán)限控制，則查詢單據(jù)時只能查詢有權(quán)限的單據(jù)。

1.憑證查詢

通過憑證查詢可以查看、修改、刪除、沖銷應(yīng)付賬款系統(tǒng)和會計系統(tǒng)中的憑證。

2、發(fā)票、應(yīng)付賬款、結(jié)算單據(jù)的查詢

具體操作與憑證相同。

3.文檔報警查詢

單據(jù)報警的作用是列出即將到期的單據(jù)或不能享受現(xiàn)金折扣的單據(jù)。系統(tǒng)提示兩種方法：自動報警和手動查詢。

4.信用提示查詢

在“設(shè)置”的“選項”中，如果設(shè)置了“根據(jù)信用額度自動提醒”，當(dāng)有權(quán)限查看供應(yīng)商提醒的用戶登錄時，系統(tǒng)會顯示提醒。如果沒有設(shè)置自動報警，當(dāng)需要查詢時，點擊“單據(jù)查詢”中的“信用報警查詢”，然后輸入信用報警條件進(jìn)行確認(rèn)，符合條件的信用報警單就會顯示出來。

二、賬戶表管理

1.業(yè)務(wù)賬戶表查詢

通過查詢業(yè)務(wù)賬表，可以及時了解一定期間內(nèi)應(yīng)付款的發(fā)生情況、收款匯總匯總以及期末應(yīng)付款余額和匯兌情況，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，加強流動資金的監(jiān)督管理。業(yè)務(wù)分類賬包括業(yè)務(wù)總賬、業(yè)務(wù)余額表、業(yè)務(wù)明細(xì)賬和對帳單。

2.統(tǒng)計分析

通過統(tǒng)計分析，根據(jù)用戶定義的賬齡區(qū)間，在一定期間內(nèi)進(jìn)行應(yīng)付賬款賬齡分析、付款賬齡分析、往來賬賬齡分析，從而了解各供應(yīng)商的應(yīng)付賬款情況。便于企業(yè)掌握應(yīng)付賬款的授信使用情況，加強對經(jīng)常項目動態(tài)的監(jiān)督管理。統(tǒng)計分析包括應(yīng)付賬齡分析、付款賬齡分析、欠款分析和付款預(yù)測。

3.主題賬戶查詢

包括科目明細(xì)賬和科目余額表查詢。

三、其他加工

1.取消操作

在應(yīng)付賬款管理的各個業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)，都可能由于各種原因?qū)е虏僮魇д`。為方便修改，系統(tǒng)提供取消操作。功能。注銷操作的種類主要包括注銷核銷、轉(zhuǎn)讓注銷、匯兌損益注銷、票據(jù)處理注銷、賬戶合并注銷等。

2、期末處理

如果當(dāng)月的業(yè)務(wù)全部處理完畢，則執(zhí)行“月末結(jié)賬”功能。只有當(dāng)月結(jié)清賬單后，才能開始下個月的工作。同樣，您只能按月結(jié)算賬單。月末結(jié)清賬單后，當(dāng)月不能再進(jìn)行處理。

如果結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)沒有處理，可以取消結(jié)賬。