和設(shè)置資產(chǎn)負(fù)債表一樣，設(shè)置損益表的目的是讓它自動(dòng)完成報(bào)表，降低工作強(qiáng)度，真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。

第一步是輸入損益表的標(biāo)題和項(xiàng)目。

最新上報(bào)稅務(wù)部門的損益表如下圖所示。我們可以根據(jù)自己的實(shí)際需要增加或減少里面的項(xiàng)目。增減的原則是必須滿足申報(bào)要求，如“管理費(fèi)用”。物品不能減少。在實(shí)際工作中，筆者對公司未使用的項(xiàng)目進(jìn)行了簡化，并根據(jù)公司實(shí)際經(jīng)營情況對會(huì)計(jì)科目和報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)行了簡化。這也是使用Excel做會(huì)計(jì)的一大優(yōu)勢，是一款專門的財(cái)務(wù)軟件。如果做不到，以后隨時(shí)可以通過簡單的設(shè)置添加。簡化損益表如圖二所示，以下根據(jù)簡化圖進(jìn)行說明。

如圖，在N25中輸入“Profit Statement (January)”，從N25到Q25中選擇單元格進(jìn)行合并。 N26輸入“項(xiàng)目”，O26輸入“行號”，P26輸入“今年累計(jì)”，Q26輸入“本月金額”。

在N欄，從第27行往下，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，輸入“1.營業(yè)收入”、“減：營業(yè)成本”、“營業(yè)稅金及附加”，……輸入后，選擇確定損益表所在區(qū)域，然后選擇菜單“格式”-->“單元格...”-->“邊框”，在邊框設(shè)置界面，點(diǎn)擊“外邊框”圖標(biāo)和“內(nèi)邊框”圖標(biāo)。設(shè)置好邊框線（邊框設(shè)置界面見圖）。

第二步，將表的設(shè)置發(fā)揚(yáng)光大。

和資產(chǎn)負(fù)債表一樣，要自動(dòng)生成損益表，需要設(shè)置損益表的各個(gè)項(xiàng)目。需要為設(shè)置輸入的公式如上圖所示。

與資產(chǎn)負(fù)債表設(shè)置不同的是，損益表設(shè)置不再以賬戶資產(chǎn)負(fù)債表為基礎(chǔ)，而是以結(jié)轉(zhuǎn)表為基礎(chǔ)。

設(shè)置結(jié)轉(zhuǎn)表的原因是當(dāng)月末損益賬戶金額結(jié)轉(zhuǎn)至“本年度利潤”賬戶后，各損益賬戶的當(dāng)期余額反映在賬戶余額中表為 0。

結(jié)轉(zhuǎn)表的作用有三：一是月末收支結(jié)轉(zhuǎn)；另一種是在此基礎(chǔ)上自動(dòng)生成利潤表；三是滿足日常統(tǒng)計(jì)需要，因?yàn)橘~戶余額表中反映的損益類賬戶金額為當(dāng)期金額，期末無累計(jì)金額。結(jié)轉(zhuǎn)表可以滿足要求。

結(jié)轉(zhuǎn)表的結(jié)構(gòu)如下圖所示，其中標(biāo)題為

1、“結(jié)轉(zhuǎn)賬戶”，顧名思義，就是月末結(jié)轉(zhuǎn)的賬戶名稱。

2、“頁碼”，本來是為注冊手工賬號設(shè)置的，方便查找科目，現(xiàn)在都打印在電腦上，不用設(shè)置了。

3、“本月借（貸）方”，即借方或貸方的金額。對于“產(chǎn)品銷售收入”、“營業(yè)外收入”等收入科目，反映的是貸方金額。例如“管理費(fèi)用”、“財(cái)務(wù)費(fèi)用”、“營業(yè)外費(fèi)用”等成本費(fèi)用項(xiàng)目，反映借方金額。

4.“非結(jié)轉(zhuǎn)金額”，當(dāng)轉(zhuǎn)帳前收入賬戶中有借方金額，或成本支出賬戶中有貸方金額時(shí)，該金額列于“不結(jié)轉(zhuǎn)金額”欄目對應(yīng)賬戶，結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)扣除。

5.“結(jié)轉(zhuǎn)金額”，每個(gè)月末分錄的實(shí)際結(jié)轉(zhuǎn)金額，為“本月借（貸）款”與“非結(jié)轉(zhuǎn)金額”的差額。

6.“借（貸）記累計(jì)”為收入科目的貸記和成本支出科目的借記月累計(jì)數(shù)。

第三步，將表中各科目的設(shè)置發(fā)揚(yáng)光大。

1、“借（貸）方”設(shè)置

（一）“產(chǎn)品銷售收入”。在單元格 Y52 中輸入以下公式：

=SUMIF(AG3:AG300,W52,AJ3:AJ300)

這個(gè)條件和公式的意思是，在AG3到AG300的單元格區(qū)域（會(huì)計(jì)憑證中債權(quán)人賬戶所在區(qū)域）的W52單元格（“產(chǎn)品銷售收入”）中查找內(nèi)容，然后將對應(yīng)行的AJ列（credit）中的值相加。

輸入完畢后按 Enter。

放在將該公式復(fù)制到此結(jié)轉(zhuǎn)表中其他收入科目對應(yīng)行的 Y 列。具體操作是右擊Y52單元格，在彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”，將鼠標(biāo)移動(dòng)到其他收入賬戶的“本”。月借（貸）方”，按組合鍵Ctrl+V，或右擊選擇“粘貼”。

(2)“產(chǎn)品銷售成本”。在單元格 Y54 中輸入以下公式：

=SUMIF(AG3:AG300,W54,AI3:AI300)

這是 AI 列（借方）的總金額。

輸入完畢后按 Enter。

將公式復(fù)制到此結(jié)轉(zhuǎn)表中其他成本費(fèi)用科目對應(yīng)行的Y列。具體操作同上例，還是先“復(fù)制”再“粘貼”。

2、“非攜帶量”設(shè)置

（一）“產(chǎn)品銷售收入”。在單元格 Z52 中輸入以下公式：

=SUMIF(AG3:AG199,W52,AI3:AI199)

有兩點(diǎn)需要注意。賬戶的借方金額是合計(jì)的，因?yàn)槲覀円玫降氖俏唇Y(jié)轉(zhuǎn)金額；二是公式中對單元格的引用不再是從第3行到第300行，而是從第3行到第199行，原因是不是和循環(huán)計(jì)算問題有關(guān)，比如3+5= ? , 電腦不費(fèi)吹灰之力就能算出是8，如果3+呢？ =？ ，電腦找不到北了！為了更好地理解，請看下面的對話：

你：請告訴我3和一個(gè)數(shù)的和是多少？

電腦：這……“一個(gè)數(shù)字”是多少，主人？

你：“一個(gè)數(shù)字”是你要的總和！

電腦：但是這筆錢還沒有出來。這個(gè)總和怎么能由 3 和它自己組成？

你：別傻了！請！

電腦：是的！我必須認(rèn)真服從主人的命令！這……“一個(gè)數(shù)字”是多少，主人？

你：“一個(gè)數(shù)字”是你要的總和！

電腦：但是這個(gè)金額還沒有被問到………

...

環(huán)形！

為避免循環(huán)計(jì)算，為操作方便，在填寫會(huì)計(jì)憑證時(shí)，我們從第200行開始記錄結(jié)轉(zhuǎn)憑證，僅對第200行之前的數(shù)字進(jìn)行非結(jié)轉(zhuǎn)金額線。全部的。

輸入完畢后按 Enter。

將公式復(fù)制并粘貼到此轉(zhuǎn)發(fā)表中其他收入賬戶對應(yīng)行的 Z 列中。

(2)“產(chǎn)品銷售成本”。在單元格 Z54 中輸入以下公式：

=SUMIF(AG3:AG199,W54,AJ3:AJ199)

這是 AJ 列（貸方）中金額的總和。

輸入完畢后按 Enter。

將公式復(fù)制粘貼到此轉(zhuǎn)發(fā)表中其他成本費(fèi)用科目對應(yīng)行的Z列。

3、“結(jié)轉(zhuǎn)金額”設(shè)置

是“本月借（貸）款”與“非結(jié)轉(zhuǎn)金額”的差額。無論借款人如何，所有結(jié)轉(zhuǎn)賬戶的算法都是相同的。

在單元格 AA52 中輸入以下公式：

=Y52-Z52

進(jìn)入后按回車確認(rèn)。

將鼠標(biāo)移動(dòng)到AA52單元格的右下角，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)樘畛浔础笆帧笨颍r(shí)，按下左鍵并向下拖動(dòng)，使結(jié)轉(zhuǎn)表中所有賬戶的“結(jié)轉(zhuǎn)金額” ” 列自動(dòng)填充公式。

4.“借（貸）記”設(shè)置

有兩種情況：

（1）1月份，該欄目數(shù)等于本月“結(jié)轉(zhuǎn)金額”欄目數(shù)，如單元格AB52（“產(chǎn)品銷售收入”結(jié)轉(zhuǎn)累計(jì)欄目），輸入以下公式：

＝AA52

輸入完成后，按回車鍵。然后左鍵單擊并按住填充手柄，直到結(jié)轉(zhuǎn)表的最后一行。

（2）2月至12月，該欄目數(shù)等于本月“結(jié)轉(zhuǎn)金額”欄目數(shù)與上月“累計(jì)借（貸）方”數(shù)之和，如2月，它應(yīng)該在單元格 AB52 中輸入以下公式：

=AA52+一月!AB52

其中公式中AA52指月份（即2月）"結(jié)轉(zhuǎn)金額”欄數(shù)據(jù)；而“一月”！AB52，是指AB52單元格一月的數(shù)據(jù)（即借款人一月累計(jì)）。

輸入后按回車。然后左鍵單擊按住填充柄并下拉到結(jié)轉(zhuǎn)表的最后一行。

看到這里，你一定會(huì)明白，為損益表中的每個(gè)項(xiàng)目設(shè)置的公式，其實(shí)就是結(jié)轉(zhuǎn)表中的“結(jié)轉(zhuǎn)金額”。

第四步，使用結(jié)轉(zhuǎn)表結(jié)轉(zhuǎn)月末損益科目。

月末結(jié)算是會(huì)計(jì)師每個(gè)月的必修課。有了結(jié)轉(zhuǎn)表，每個(gè)月結(jié)轉(zhuǎn)損益科目的日常工作就變得簡單了——設(shè)置好之后，每個(gè)月除了銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)，幾乎可以忽略！

如下圖，看37號會(huì)計(jì)憑證結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)品銷售收入。是的，將產(chǎn)品銷售收入的貸方金額通過借方轉(zhuǎn)入本年度利潤的貸方，并在單元格AI204中輸入以下公式：

=AA52

按 Enter 確認(rèn)。

直接參照結(jié)轉(zhuǎn)表中“產(chǎn)品銷售收入”的“結(jié)轉(zhuǎn)金額”數(shù)字。其他賬戶類似。

另一個(gè)成本費(fèi)用科目的例子，見38號憑證，第209行“產(chǎn)品銷售成本””，輸入以下公式：

=AA54

按 Enter 確認(rèn)。

也是直接引用結(jié)轉(zhuǎn)表中“結(jié)轉(zhuǎn)金額”的個(gè)數(shù)。

最后介紹“當(dāng)年利潤”科目的計(jì)算。

37號記賬憑證，“本年度利潤”為結(jié)轉(zhuǎn)至收入賬戶的金額之和，因此在AJ207單元格中輸入的公式為：

=總和（AI204：AI506）

38號記賬憑證，“本年度利潤”為成本費(fèi)用科目結(jié)轉(zhuǎn)金額之和，所以在AI208單元格輸入的公式為：

＝總和(AJ209:AI215)